Le numéro d’inventaire est comme l’aiguille d’une boussole. Sans lui, vos actifs sont perdus et vous aussi. Un objet retrouvé dans le bureau, l’entrepôt ou le magasin sans numéro de stock soulève de nombreuses questions. Qui va s’en servir aujourd’hui ? Dans quel état se trouve-t-il ? Quel est son historique d’utilisation ?
Indispensable à la transparence et à la traçabilité de vos comptes, cet identifiant permet aussi de fluidifier la gestion des stocks, surtout dans le cadre d’un inventaire permanent. En bon gestionnaire que vous êtes, vous souhaitez sûrement fournir des valeurs d’actif à jour à votre agent comptable. Vous constatez néanmoins que la gestion de l’inventaire physique mobilise trop de ressources.
En plus de présenter les bonnes pratiques liées à la numérotation de vos actifs, le présent guide démontre l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion des ressources pour faciliter l’inventaire de votre entreprise.
Les techniques de numérotation pour la comptabilisation des stocks
La numérotation avec le numéro de stock du fichier comptable
En matière de numéro d’inventaire, les entreprises optent généralement pour cette technique. Elle permet de réaliser l’inventaire physique et de faire le rapprochement comptable en même temps. Résultat des courses, vous identifiez rapidement les actifs manquants, obsolètes ou hors service.
Cette méthode de numérotation peut néanmoins s’avérer complexe et chronophage. Le libellé de chaque numéro d’inventaire n’est pas toujours explicite. Il faut donc une phase de préparation minutieuse pour chaque compte de stock.
La numérotation avec un identifiant séquentiel
Avec cette technique, vous réalisez l’inventaire physique des actifs une première fois à l’aveugle. Vous recensez ensuite les équipements présents, pièce par pièce, avant de leur apposer une étiquette assortie d’un numéro d’inventaire séquentiel. Ce n’est qu’après cette étape que vous procédez au rapprochement entre le fichier comptable et le fichier d’inventaire.
Ici, vous gagnez beaucoup de temps lors de l’inventaire initial, mais vous êtes tenu de réaliser des vérifications rapides au cours des années suivantes. La plupart des entreprises optent alors pour des étiquettes QR code ou des étiquettes de code-barres numérotées pour faciliter davantage ces contrôles.
Malgré les nombreux avantages de cette technique, la comptabilisation des stocks peut s’avérer délicate si vous accueillez constamment du matériel ou si vos actifs se trouvent sur plusieurs sites. La solution n’est pourtant pas loin : faire un inventaire permanent en utilisant un logiciel de gestion de stocks comme Timly.
Comment choisir le bon numéro d’inventaire pour optimiser votre gestion des stocks ?
Le choix d’un mauvais numéro d’inventaire fait voler en éclat tout l’intérêt de votre étiquetage lors de la première année d’inventaire. C’est en quelque sorte la brique défaillante qui fait s’écrouler l’édifice. En l’occurrence, il s’agit de votre système de gestion d’inventaire.
L’étiquette d’inventaire doit avant tout être pérenne. Autrement dit, il doit résister au cycle de vie de l’équipement qu’il permet d’identifier. Si ce critère est plutôt simple pour les actifs se trouvant dans un bureau, il devient tout de suite plus complexe sur les chantiers ou dans les usines.
Pour optimiser la gestion du matériel dans une entreprise, le gestionnaire doit apposer des étiquettes simples comme les modèles en polyester sur le mobilier de bureau. Les installations techniques et les machines industrielles quant à elles doivent porter des étiquettes en acier ou en aluminium.
Logiciel de gestion d’inventaire : la solution pour mieux attribuer le numéro d’inventaire
Faire un inventaire numérisé pour un réel gain de temps
Les bonnes pratiques en matière de numéro d’inventaire ne valent rien sans un système de gestion adapté aux réalités quotidiennes de l’entreprise. Le suivi des actifs via Excel ou les longues listes papier est désormais relégué au rang de vestige de l’humanité.
Aujourd’hui, le numéro d’inventaire est relié à un code-barres ou un QR code qu’il est facile de scanner. L’ensemble du processus est centralisé sur une interface de gestion grâce à un logiciel d’inventaire permanent. Meubles, appareils médicaux, véhicules de transport, outillage industriel… Chaque actif dispose de son propre dossier numérique qu’il est possible de consulter à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.
Une solution SaaS comme Timly offre une très grande flexibilité aux gestionnaires grâce à son espace de stockage sécurisé sur le cloud. Désormais, vous savez exactement où se trouvent les ressources de votre entreprise, puisqu’elles sont assignées de manière nominative. Les télétravailleurs et les chefs d’équipe à divers niveaux et sur différents sites peuvent indiquer en temps réel l’état des actifs dont ils ont la responsabilité. Vous évitez ainsi les dépenses inutiles.
Le temps où les actifs de l’entreprise étaient éparpillés à plusieurs endroits et avec on ne sait qui est également révolu. Grâce à la géolocalisation et à la numérisation de toutes les ressources, Timly offre une vision à 360 ° sur les immobilisations de votre structure. Il s’agit d’une nouvelle gestion des ressources, sans aucun stress, facile et efficace.
Profiter d’une application d’inventaire facile à utiliser
Avec une application de gestion de stocks, l’ennuyeux processus d’inventaire physique devient un véritable jeu d’enfant. La clé ? Une gestion participative qui permet aux employés à divers niveaux d’actualiser les données des actifs de l’entreprise et de réserver les outils dont ils ont besoin directement sur une interface collaborative.
Avec un système de gestion comme Timly, vous n’avez pas besoin d’un terminal d’inventaire supplémentaire pour gérer vos actifs. Il suffit de scanner le numéro d’inventaire se trouvant sur vos actifs pour accéder à leurs dossiers numériques.
Ici, le gestionnaire peut configurer des notifications intelligentes, accéder à l’emplacement d’une machine sur la carte interactive ou connaître facilement les qualifications des membres de son équipe. De plus, l’accès au tableau de bord est limité. Ainsi, vous attribuez des autorisations différentes à vos collaborateurs pour être sûr que chacun accède aux informations qu’il a besoin de connaître.
Les logiciels modernes de gestion d’inventaire apportent un soutien aux gestionnaires dont l’esprit est constamment assailli de questions. Où est tel objet, avec qui, dans quel état… Ils vont toutefois au-delà du simple système ERP en vous permettant d’optimiser la vie de vos ressources. Vous pouvez ainsi :
- suivre les performances de vos actifs,
- planifier la maintenance, l’entretien et la réparation,
- assurer la mise au rebut du matériel défaillant,
- optimiser le renouvellement des ressources.
Un logiciel comme Timly s’applique à tous les actifs : parc automobile, consommables, mobilier, parc informatique… Une véritable solution de gestion tout-en-un.
Conclusion : quelle est la valeur ajoutée d’un logiciel de gestion des ressources ?
Si le numéro d’inventaire permet d’ordonner la classification et le suivi des actifs, il ne suffit pas à optimiser la gestion des actifs d’une entreprise. Pour réaliser l’inventaire annuel dans les meilleures conditions, vous devez pouvoir compter sur un logiciel de gestion complet.
Une solution SaaS comme Timly offre une vision à 360 ° des actifs de votre structure. En bon couteau suisse, ce système facilite la planification, la géolocalisation, la maintenance et l’actualisation des données de chaque item enregistré. Il s’ensuit l’optimisation des ressources et la réduction des dépenses superflues.